为什么要用共享文档？
好的工具，用于提升组织协作效率。那么多工具，从哪里入手呢？对于初级选手，请从共享文档开始。 前提是戒掉用微信等聊天软件谈工作的习惯，quip+zoom可代替个人微信的几乎全部功能，如果实在避免不了低版本的工具，用shimo+企业微信，在初期也是可行的，但是发展到中高阶段，发现又不适用了，迟早还是得跳转到国际平台上去的，所以建议一步到位，从一开始就做好布局规划。 曾经我也是用shimo，相当于中文版的低端quip，但是很多合作项目中，国外的伙伴用不了，一些重要功能缺失或体验差；然后不得不换到应有尽有的google drive，早在10多年前就已经功能齐全了，用着真畅快，可是国内的伙伴又用不了；我不得不再找，发现了quip，终于双方都能用了，配合salesforce其他平台更好，部分功能花点钱很值得，真滴很优秀啊！ 由于共享文档是最近几年才逐渐通过网络普及，许多天天用电脑的办公室工作人员还没整明白，我习惯用共享文档一类软件做业务，经常碰到外部合作方无法适应这种新工具，于是在这里统一解释下，为什么一定要用这些工具。 为什么个人社交工具不能用于工作？因为微信等社交工具的设计出发点，主要是用于娱乐社交，不是专业工作用途，信息碎片化，封闭的共享机制，文件和信息重复、低效率，不利于理清工作的前后逻辑关系。对比quip等专业的在线协作工具平台，其用户体验、功能、效率是天壤之别。在工具库清单里，也分享了一些对不同工具平台的观点。 我喜欢探寻事物的基本道理，了解其环境背景和应对策略，才做出如此判断决策，参考本站另一篇文章：如何应对流氓的网络世界？ 一些有趣的现象 很多人天生的思维逻辑能力是偏差的，所以跟他们一起交流沟通协作的时候，往往很多事情当面谈不拢，网络上更是说不清楚，难以按照规则办事，那么就只能够跟他们讲人情世故，也就是传统社会的拉关系和谈情说爱。物以类聚，人以群分，没有受过教育和训练的人情况会更糟糕，他们能够聚集更多缺乏理性的人。 感性不是非理性，不要混淆概念，将两者对立，很多人讲“不要太理性，和人交往，尤其是自己家里人，不能讲理，只能讲情”，这是妖言惑众。在这样的人群为主的组织里，能指望干出什么好事吗？很多家庭都是花了大量时间精力在维系“人情”等非理性的关系上。 总之，这些群体的表现就是：低效率，混乱，没有规则秩序，无法达成目标，不能兑现承诺，缺乏诚信。经常碰到明明一件很简单的事情，也搞得很复杂，牵扯到很多人，拆东墙补西墙，弄得鸡飞狗跳的剧情，甚至很狗血的结果。 由于没有讲道理的能力，往往容易情绪化，而情绪是整个动物界都有的，野兽也会有情绪，集体非理性或情绪化是非常危险的，人类历史上许多大的战争灾难，都是集体癫狂缺乏理智的结果。 人和野兽的差别在于思维能力，人具备更强的条理清晰的逻辑分析的理性，经过数万年的进化，能够将客观具象和主观抽象的事物，通过文字，数据表，图形来表达清楚，这样我们才能够进行大规模的集体协作，完成个体难以企及的高难度任务，这种能力不是天生的，是来自于后天的教育，而在信息时代训练思维的工具，就是在此推荐的在线共享文档之类的各种软件平台，通过文档来驱动工作，通过工具来筛选朋友圈和合作伙伴。 为了说明是否具备良好的思维能力，以及是否掌握信息工具的鲜明差别，以买鞋为例，如下： 比喻：土豪买鞋 某中东土豪很富裕，买得起世上任何奢侈品，家里像百货大楼一样堆满鞋子，但他老婆还是感觉不快乐，经常地哭闹，总说柜子里少了一双合适的鞋。 他的子孙后代更是升级版的小糊涂蛋，充分享受物质生活，一个个的肥仔整天躺在沙发上打游戏，可能过不了2代人的折腾，就把家底败光，眼看继承的祖传家产正在大笔流失，他也确实有些焦虑，为了取悦老婆好好管教孩子们，继续给老婆买鞋子。 听说我Atom是个与众不同的鞋匠，土豪找过来，比划半天也说不清楚 “雨靴？皮鞋？暖鞋？拖鞋？鞋油？……”，到底需要一双什么样的鞋子，我没耐心听他在那叽叽喳喳，就打发他回去了。 作为聪明的鞋匠，又看在钱的份上，我决定主动想办法，他提不出需求，那我帮他提，于是用共享文档写了一张调查问卷，一个链接发给土豪，让他找仆人认真填写。决定要一双什么样的鞋子，有非常多的变量因素，调查问卷上需要填写：用户身体状况、心理、年龄、性别、天气、用途、环境、温度、湿度、天气、场地 …… 照着问卷表一一回答，我帮助做需求分析，最后发现：土豪需要的不是鞋子，而是脑子。 其实土豪不用再买任何一双鞋，老婆的忧愁和焦虑来自内心，只需要离开深宫豪宅，到外面去散步晒太阳，光脚就可以，看看周围贫民窟的那些孩子，从来都没鞋穿，光着脚丫子到处跑，开心滴大声欢笑。 最终鞋匠没有卖出任何鞋子给土豪，没有明确的买家和卖家，土豪有理由不付钱，因为太诚实负责任了，鞋匠砸了自己的一个饭碗。土豪若听不进话，也就只好任其自生自灭了。 土豪为了买这双不需要的鞋子，已经浪费了很多人的时间，他有条件付得起钱给鞋匠和佣人们作为劳动补偿。如果需求方是个穷人，也是这样的糊涂蛋，一辈子寻寻觅觅一个不需要不存在或错配的东西，那么最大浪费的是他自己的生命，因为周围人不会陪着这样贫穷的糊涂蛋一起浪费时间闲扯。 很遗憾，由于先天或后天不足，现实中一些人像土豪一样，对世界缺乏认知分析的思维能力，不清楚自己的真实目标，把事情搞得一团糟糕，因此周围人的帮助很重要。 他们愿意为可见的鞋子（实物商品）付钱，而不愿意为脑子（虚拟服务）买单。他们理解的世界是，看得见摸得着的东西，一手交钱，一手交货，公平交易。 在优胜劣汰的生存法则中，这样的土豪糊涂蛋，通常富不过三代，就会坐吃山空，从地球上灭绝。 凭运气赚来的钱，终究都会凭实力输光